Onderhouds en service contracten in Odoo

Voor uw diensten welke u aan uw klanten levert sluit u service en/of onderhoudscontracten af. Deze onderhoudscontracten wilt u periodiek factureren en tevens wilt u volgen welke werkzaamheden u voor de betreffende onderhoudscontracten uitvoert. Om dit eenvoudig in Odoo te regelen hebben wij de module service en onderhoudscontracten ontwikkeld.

Wat is een service contract in Odoo?

Een service contract in Odoo is voor ons een overeenkomst met de klant voor een periodieke afname van een product of dienst. U kunt denken aan servicecontracten op zonnepanelen of cv’s. Voor IT-bedrijven kunnen dit de jaarlijkse abonnementskosten zijn.

Dit in tegenstelling tot een standaard verkooporder in Odoo waarmee u een eenmalige afspraak met de klant vastlegt.

Het aanmaken van een service contract.

Een service contract in Odoo maakt u aan door binnen de module Verkoop naar de menu optie service contracten te gaan. Als u hierop drukt krijgt u een overzicht te zien van lopende servicecontracten bij uw bedrijf.

U maakt vervolgens een nieuw service contract aan en vult hier de klant in en het product / service object waar u de service op verleent.

Daarnaast kunt u het bedrag en het aantal eenheden dat de klant afneemt invullen. Vervolgens kunt u bepalen wanneer de eerste factuur dient te worden verzonden en kunt u aangeven per welke periode u wilt gaan factureren. Odoo zal dan voor u automatisch een factuur aanmaken welke u naar uw klant kunt versturen. U heeft hier geen tijd meer in te steken.

U kunt servicecontracten een status meegeven. In de status offerte brengt u een offerte uit aan de klant gebaseerd op het contract en op de lopende service contracten worden automatisch verkoopfacturen aangemaakt en zult u service werkzaamheden uitvoeren. Dit kunt u uiteraard uitvoeren met onze module aanmaken werkopdrachten.

Wat is een service object in Odoo?

Factureren van service contracten

In principe worden facturen automatisch periodiek aangemaakt, echter u kunt als u tussentijds wilt factureren in Odoo, ook handmatig de facturatie opstarten.

In dit voorbeeld wordt eerst een concept factuur gemaakt, welke u dient te bevestigen. Deze factuur kan dan worden verzonden. In principe zouden wij voor u dit proces volledig automatisch kunnen laten uitvoeren, zodat u echt administratieve eenvoud bereikt

Vervolgens ziet u bij het service contract dat er een factuur is aangemaakt en dat deze nog open staat. Zo houdt u prima overzicht over de betalingen bij een service contract.

Odoo de oplossing voor service contracten

U kunt prima Odoo gebruiken voor het aanmaken en beheren van uw service en onderhoudscontracten.

In het huidige voorbeeld wordt er gewerkt met eenheid gebruikers en maandbedragen. Dit kunnen wij uiteraard aanpassen, zodat u met jaarbedragen en de eenheid stuks gaat werken.

Tevens sluit deze module verder naadloos aan op de goede standaard functionaliteit welke Odoo voor u beschikbaar heeft.

Odoo – inzicht in één overzicht

Wij maken gebruik van Odoo, open source ERP software bestaande uit modules waarmee de functionaliteit in alle lagen van het bedrijf kan worden geoptimaliseerd. Zodoende wordt er een basis gecreëerd om groei te faciliteren voor nu en in de toekomst. De modules kunnen geleidelijk worden toegepast binnen uw bedrijf voor een gestroomlijnde implementatie. Alle modules zijn gekoppeld en werken samen als één applicatie. U kunt het bedrijfsproces in een overzicht aansturen en bijsturen.

Odoo logo