Documenten of bijlagen indelen in Odoo

Standaard kan binnen Odoo met bijlagen worden gewerkt welke aan verschillende items kunnen worden gekoppeld, zoals contacten, verkooporders, werkopdrachten en facturen. Dit werkt goed. Voor het beheer van documenten is het echter handig dat er extra kenmerken kunnen worden meegegeven, zodat men vlotter de documenten kan vinden en deze beter kan beheren.

Odoo voor document management

Klanten welke met Odoo werken genereren een hoop bijlagen, zoals de uitdraai bij inkooporders, facturen, offerte en verkooporders. Deze worden netjes opgeslagen, zodat vlot kan worden gevonden wat er precies in het verleden is verzonden naar klanten en leveranciers.

Ook biedt Odoo functionaliteit om documenten te koppelen, zoals onze klanten vaak binnen de module project management en het toekennen van taken aan project deelnemers toepassen.

Vanaf de standaard is echter vanaf Odoo8 geen mogelijkheid meer om deze documenten extra te beheren en hiervoor hebben wij voor onze klanten een aanvullende module ontwikkeld om dit wel te verzorgen. Hiermee kunnen documenten in Odoo extra worden beheerd.

Deze aanvullingen betekenen niet dat wij van Odoo een volwaardig document management systeem maken, echter de meeste klanten van ons hebben hier afdoende aan.

Mocht u nog een stap verder willen, dan kunt u met WTell gekoppeld aan Odoo aan de gang.

Documenten koppelen aan mappen

Een fijne toevoeging is dat bijlagen (documenten) kunnen worden ingedeeld in mappen, zodat u deze kan indelen in verschillende groepen.

Om een map aan te maken of te zoeken naar documenten in een map gaat u naar de module Contacten en dan kiest u voor document mappen.

Hier kunt u een nieuwe document map aanmaken of bekijken welke documenten binnen een map vallen.

Vervolgens kunt u binnen het bijlage (document) overzicht zoeken en groeperen op de betreffende document map.

Extra kenmerken meegeven aan bijlagen (documenten)

Door middel van standaard labels kunnen onze klanten in Odoo extra kenmerken aan de bijlagen hangen, zodat hierop kan worden gezocht en gefilterd. Dit is handig als men bijvoorbeeld salaris specificaties in Odoo koppelt en hierop bepaalde rechten wilt toekennen aan een gebruiker. Alleen de afdeling HR en de betreffende medewerker heeft toegang op dit type document.

Indien het belangrijk is dat document nummers worden opgeslagen, zoals bij legitimatie bewijzen en/of diploma’s dan kan dit middels het veld nummer worden ingevuld.

Soms is het belangrijk om de vervaldatum in de gaten te houden, zoals bij bepaalde certificeringen, zodat men tijdig een nieuwe examen of een nieuwe legitimatie bewijs bij een medewerker opvraagt.

Odoo voor beheer van documenten

Vanaf de standaard kan men bijlagen binnen Odoo vrijwel overal koppelen.

Met onze aanvullende modulen voor het beheer van documenten is het mogelijk om op eenvoudige wijze deze bijlagen te gaan beheren als een soort document.

Het voordeel hiervan is dat u deze documenten expliciet kunt beheren en hier bijvoorbeeld toegangsrechten aan kan hangen in het kader van de privacy. Ook zult u de documenten vlotter kunnen vinden dan wanneer u deze bewaart binnen uw emails of binnen uw bestandssysteem. Dit omdat u deze via de database van Odoo op meerdere manieren kunt benaderen en filteren.

Daarnaast gebruikt u Odoo voor uw dagelijkse administratie.

Odoo – inzicht in één overzicht

Wij maken gebruik van Odoo, open source ERP software bestaande uit modules waarmee de functionaliteit in alle lagen van het bedrijf kan worden geoptimaliseerd. Zodoende wordt er een basis gecreëerd om groei te faciliteren voor nu en in de toekomst. De modules kunnen geleidelijk worden toegepast binnen uw bedrijf voor een gestroomlijnde implementatie. Alle modules zijn gekoppeld en werken samen als één applicatie. U kunt het bedrijfsproces in een overzicht aansturen en bijsturen.

Odoo logo