Eenvoud het principe voor alle werkzaamheden

Eenvoud versus Complexiteit. Een van de grootste misvattingen binnen bedrijven en organisaties is dat in de complexe wereld steeds complexere oplossingen moeten worden gekozen. Nee dat hoeft echt niet en is vaak contra productief. Wat is nu dan toch het verschil tussen eenvoud en complexiteit?

Kenmerken van eenvoud

  • Eenvoud is krachtig en wordt vaak begrepen als het wordt gevonden.
  • Eenvoud werkt eigenlijk meteen bij de uitvoering.
  • Eenvoud zet automatisch aan tot actie. De werkprocessen en werkzaamheden worden vaak bij ontdekking of ontwikkeling automatisch eenvoudig uitgevoerd.
  • Eenvoud betekent vaak beter en minder
  • Eenvoud voelt vaak natuurlijk aan. De natuur is vol van toepassingen van eenvoud.
  • Eenvoud is concreet een duidelijk
  • Eenvoud is eerlijk

Kenmerken van complexiteit

  • Complexiteit vereist diepe deskundigheid en studie om te weten. Dan moet het toch goed zijn?
  • Complexiteit lijkt soms een prachtige oplossing op een probleem.
  • Complexiteit betekent vaak harder werken of meer investeren. Dit verkoopt beter.
  • Complexiteit voelt vaak kunstmatig aan. Er is veel voor nodig.
  • Complexiteit biedt vaak uitstel om het echt te veranderen. Het is zo moeilijk dan doen we het maar niet.
  • Complexiteit is vaak abstract en vaag.

Waarom kiezen wij in de praktijk dan toch vaak voor complexiteit?

Eenvoud is ook geen simpelheid. Bij simpelheid wordt de essentie gemist en wordt de onderliggende oorzaak van het probleem vaak niet opgelost.

Waarom kiezen wij in de praktijk dan toch vaak voor complexiteit?

Complexiteit is in feite een vorm van simpelheid. We onderzoeken of begrijpen het “echte” proces of probleem niet en vluchten dan vaak in een complexe oplossing. Dit wordt vaak dan toch niet begrepen en dan zal de automatiseerder en/of consultant wel gelijk hebben. Complexiteit ontstaat ook vaak uit angst om een trend of ontwikkeling te missen.

 

Eenvoud is vaak duidelijk voor iedereen

Een grote reden waarom eenvoud vaak werkt, is dat een eenvoudige oplossing vaak door iedereen wordt begrepen.

Het resultaat wordt namelijk deels bepaald door wat medewerkers van je bedrijf weten en begrijpen. Het resultaat wordt uiteindelijk bereikt door gedrag. Dit gedrag moet concreet worden aangestuurd. Als je formuleert we gaan werken aan kostenverbetering met een abstract verhaal dan weten men niet wat er moet gebeuren en wordt er niet naar oplossingen gezocht. Indien de formulering eenvoudiger wordt, zoals met betrekking tot machine X moeten we de capaciteit verhogen omdat we dan meer omzet kunnen draaien en dan zal de winst toenemen. Nu gaat men binnen het bedrijf zoeken naar oplossingen om de capaciteit te verhogen. Het probleem is nu eenvoudiger en concreter gemaakt.

Werkinstructies moeten vaak ook eenvoudig worden gemaakt en eigenlijk overbodig zijn. Een eenvoudig scherm heeft enkele velden en laat gebruikers op een natuurlijke wijze door het werkproces lopen. Een ingewikkeld scherm heeft vele opties en velden waartussen een gebruikers tussen schermen moeten schakelen om zijn werkzaamheden uit te voeren. Deze laatste schermen zijn vaak ontwikkeld om te verkopen en alle uitzonderingen te ondervangen. Er is vaak niet rustig gekeken naar het proces dat de klant doorloopt en hierop zijn dan de schermen niet aangepast.

 

Eenvoud vereist contact en communicatie.

Complexiteit is binnen werkprocessen en bedrijven is vaak een symptoom dat er geen echte communicatie plaatsvindt. Om eenvoud te bereiken binnen een werkproces is vaak begrip en communicatie tussen medewerkers en specialisten nodig. De noodzaak om te vluchten in complexe deskundigheid dient te worden weggenomen. Dit kan alleen door eerlijk en open met elkaar binnen bedrijven te communiceren. Communicatie en openheid vereist vaak dat bepaalde gezagspatronen moeten worden doorbroken en dat werkzaamheden uit status vaak moeten worden opgeruimd.

Indien communicatie en contact met de echte werkelijkheid wordt gemaakt, zal vaak al automatisch en meer eenvoudige oplossing gaan ontstaan.

Eenvoud zorgt voor de juiste richting

Als het duidelijk en simpel is waar je naar toe gaat, weet je hoe te lopen en ga je continue dezelfde kant op. Heb een duidelijke doel in de toekomst, echter zet eenvoudige en simpele stappen er na toe.

Kies ervoor om bijvoorbeeld de calculaties van uw producten te vereenvoudigen door alleen de basis stappen te calculeren. Dit maakt controle op calculaties en het automatiseren ervan in de toekomst beter te realiseren. Ga niet meteen een complexe calculatie methode automatiseren of nog complexer maken, omdat de computer slim is en dit kan.

Door te werken met eenvoudige calculaties wordt ook duidelijker waar de pijnpunten zitten in de realisatie en kan worden gewerkt om het bedrijf op die punten te verbeteren. Als u kiest voor een complexe calculatie en dus een complexe wereld, dan zal de eenvoudige oplossing verstopt blijven.

Zo helpt u het bedrijf vooruit door met eenvoudige calculaties te werken en zal bij de uitvoering tot andere stappen ter verbetering worden gegaan. Eenvoud heeft ervoor gezorgd dat u in de juiste richting blijft lopen.

Ook helpt eenvoud je om door te gaan. Als je een complexe oplossing kiest en bedenkt, dan kost dit veel tijd, energie en kosten. De kans is vrij groot dat je er dan mee gaat stoppen. Dit zien wij in de praktijk vaak met administratieve systemen. Ze worden vaak niet gebruikt, omdat men buiten het systeem eenvoudiger denkt te kunnen werken.

Eenvoud maakt het concreet

Eenvoud is niet de implementatie van een management hype.  Er zal altijd een methode of principe bestaan welke je volgens de consultants zal moeten implementeren. Scrum, Lean, in de cloud, block chain, etc.

Al deze methoden hebben goede principes en hiervan kan je kennis nemen. Met eenvoud gaat het er juist om dat je abstracte principes correct uitvoert binnen een concrete situatie. Dit is vaak niet het blind uitvoeren van een methodiek uit het boekje, welke verder niet begrepen wordt in de concrete situatie. Als je de moeite neemt om jezelf in de ontstaansgeschiedenis van deze methodieken te verdiepen dan zie je vaak dat ze uit een eenvoudige context zijn gekomen. Deze context is helaas vaak complexer en abstracter gemaakt, omdat het moet worden verkocht.

Eenvoud betekent betere keuzes

Om iets op te lossen wordt vaak gekozen om vele opties te onderzoeken en ingewikkelde implementatie plannen en rapporten te schrijven. Dit maakt het maken van een keuze moeilijk en complex. Ook wordt hierdoor de faalkans voor het maken van een foute keuze groter. Als men een complexe oplossing heeft gekozen en deze werkt in de praktijk niet, dan heeft men veel geld en prestige verloren. Dit leidt dan ook vaak tot uitstelgedrag van het maken van een keuze.

Een eenvoudige oplossing kan vaak meteen worden toegepast en getoetst in het klein of het werkt. Als de oplossing niet blijkt te werken, kan voor een andere oplossing worden gekozen. Eenvoud verschaft vaak meteen feedback vanaf de organisatie of de werkelijkheid. Dit kan confronterend en moeilijk zijn, echter indien hiermee goed kan worden omgegaan verschaft dit wel meteen duidelijkheid over de oplossing en richting welke moet worden gelopen om verder te komen. Er kan een goede betere keuze worden gemaakt.

Eenvoud betekent sneller leren

Zodra je met eenvoud of een keuze uit eenvoud aan de slag gaat, krijg je een reactie in vorm van feedback. Newton wist dit al in de natuurkunde. Actie geeft een reactie. Deze reactie geeft je de kans om hiervan de leren en dan kan je eventueel een andere oplossing proberen of ontdekken dat je het anders kan doen.

Eenvoud is vaak niet makkelijk

Eenvoud is juist vaak confronterend door een vlotte feedback uit de werkelijkheid

Men moet vaak in de praktijk keuzes maken. Het maken van een duidelijke keuze en richting betekent vaak ook nee zeggen tegen heel veel mogelijkheden en dingen welke je zou kunnen doen en bereiken. Door te kiezen om bij bedrijf X te gaan werken, betekent ook dat je niet meer bij bedrijven Y,Z zou kunnen gaan werken.

Eenvoud betekent vaak verwijderen in plaats van toevoegen. Dit betekent afscheid nemen en afstand doen van bepaalde patronen en zaken waar men aan gewend was. Als programmeur moet je bijvoorbeeld om een scherm eenvoudig te maken bepaalde functies verwijderen waarop je nu juist zo trots was en waarbij je technisch leuke zaken hebt bereikt.

Eenvoud betekent dat alleen de essentie overblijft. Dit kan vaak met een paar algoritmen en regels.

Met eenvoud kunnen mensen en organisaties groeien in een complexe wereld.

Ontwikkel in Eenvoud.